Sokan azt hiszik, hogy egy titkárnőnek nincs is más feladata, mint fogadni a postát, iktatni a leveleket és kiszolgálni a főnököt. Azonban ennél sokkal összetettebb folyamatokról lehet beszélni. Röviden, a titkárnő a munkahelyi tevékenységgel kapcsolatos adminisztratív feladatokat látja el. Éppen ezért, az iratrendező elengedhetetlen eszközt képez. Egy titkárnő tehát bővebben, jelentést készít, segít abban, hogy a napi munkafolyamat zavartalanul történjen, tájékoztatást ad az ügyfeleknek, valamint begyűjti és rendszerezi a különféle információkat.

Ezeket összesíti, majd iktatja, a megfelelő dossziét alkalmazva. Természetesen a mai világban nemcsak papíron kell iktatni a beérkező vagy kimenő anyagokat, hanem számítógépen is. Az iratrendező egy szükséges eszköz, ami segít nyilvántartani az ügyfeleket, elválasztani egymástól az éves beszámolókat. Amikor egy újabb nyilatkozat, dokumentum elkészül az ügyfélről, akkor azt a megfelelő mappában el kell helyezni és be kell iktatni a nyilvántartásba.